Une facture saisie à la main dans Excel finit toujours par contenir une erreur : un total HT qui n’intègre pas la dernière ligne, une TVA mal arrondie, une échéance oubliée. Ce guide vous donne un modèle de facture Excel qui calcule seul les montants, la TVA et la date d’échéance, puis un onglet de suivi qui repère les retards de paiement et indique quelle relance envoyer. Chaque formule est expliquée pour que vous puissiez adapter le fichier à votre activité.
Le classeur contient quatre onglets avec des données fictives : Paramètres, Clients, Facture et Suivi des factures. Remplacez les informations de l’entreprise par les vôtres, ajoutez vos clients, et le modèle est prêt.
Découvrir les quatre onglets du modèle
Le modèle sépare ce qui change rarement (vos coordonnées, vos clients) de ce qui change à chaque facture. Vous ne saisissez ainsi jamais deux fois la même information, ce qui supprime la principale source d’erreurs.
| Onglet | Ce que vous y saisissez | Ce qu’Excel calcule |
|---|---|---|
| Paramètres | Raison sociale, adresse, SIREN, TVA intracommunautaire, RCS, délai de paiement, taux des pénalités | Rien : ces cellules alimentent les autres onglets |
| Clients | Code, raison sociale, adresse, SIREN et délai de paiement de chaque client | Rien : c’est la table de référence |
| Facture | Numéro, date, code client, lignes de prestations | Coordonnées du client, montants HT, TVA par taux, total TTC, échéance |
| Suivi des factures | Une ligne par facture et la date de paiement à réception | Statut, jours de retard, pénalités estimées, relance à envoyer, encours |
Renseigner une fois pour toutes les mentions obligatoires
Une facture entre professionnels doit comporter une liste précise d’informations, rappelée par le ministère de l’Économie dans sa fiche sur les mentions obligatoires d’une facture. Une mention manquante ou inexacte peut coûter une amende de 15 € par mention, plafonnée au quart du montant de la facture.
- Identification de la facture : date d’émission et numéro unique, attribué dans une séquence chronologique continue, sans trou.
- Vendeur : dénomination, adresse, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire et, pour une société, forme juridique, capital et RCS.
- Client : dénomination et adresse de facturation. Avec la réforme de la facturation électronique, le SIREN du client, l’adresse de livraison si elle diffère et la nature de l’opération (biens, services ou mixte) s’ajoutent à la liste.
- Opération : date de la vente ou de la prestation, désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, totaux HT et TTC, réductions éventuelles.
- Paiement : date d’échéance, conditions d’escompte (ou leur absence), taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Dans le modèle, toutes les informations du vendeur se saisissent dans l’onglet Paramètres. L’en-tête de la facture les reprend par de simples références comme ='Paramètres'!B3 : si vous déménagez, une seule cellule à modifier met à jour toutes les factures futures. Un micro-entrepreneur en franchise de TVA remplace le numéro de TVA par la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » et choisit le taux 0 sur chaque ligne.
Faire calculer les montants HT, la TVA et le total TTC
Le corps de la facture compte dix lignes (16 à 25), avec la désignation en A, la quantité en B, le prix unitaire HT en C et le taux de TVA en D, choisi dans une liste déroulante (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou 0 %). La colonne E calcule le montant de chaque ligne :
=SI(B16="";"";B16*C16)Le test SI laisse la cellule vide tant que la ligne n’est pas utilisée, ce qui évite une colonne de zéros sur la facture imprimée. La logique de cette fonction est détaillée dans notre guide de la fonction SI dans Excel. Les totaux s’obtiennent ensuite ainsi :
Total HT : =SOMME(E16:E25)
TVA 20 % : =SOMME.SI(D16:D25;0,2;E16:E25)*0,2
TVA 5,5 % : =SOMME.SI(D16:D25;0,055;E16:E25)*0,055
Total TTC : =ARRONDI(E27+SOMME(E28:E31);2)SOMME.SI additionne uniquement les lignes dont le taux correspond, ce qui permet de mélanger prestations à 20 % et livres ou supports à 5,5 % sur une même facture. Dans l’exemple fourni, trois lignes donnent 1 590 € HT, 298 € de TVA à 20 %, 5,50 € de TVA à 5,5 % et 1 893,50 € TTC. La fonction ARRONDI garantit un total au centime, identique à celui que votre client calculera de son côté.
Remplir les coordonnées du client avec RECHERCHEV
Plutôt que de retaper l’adresse de chaque client, vous choisissez son code dans une liste déroulante en E5, et Excel va chercher le reste dans l’onglet Clients.
- Créez la liste des codes : sélectionnez E5, puis Données › Validation des données. Dans Autoriser, choisissez Liste et indiquez la source
=Clients!$A$2:$A$200. - Affichez la raison sociale : en A9, saisissez
=RECHERCHEV(E5;Clients!$A$2:$F$200;2;FAUX). Le 2 désigne la deuxième colonne de la plage, FAUX impose une correspondance exacte. - Répétez pour l’adresse et le SIREN : même formule avec les numéros de colonne 3, 4 et 5.
- Ajoutez un client : saisissez-le simplement à la suite dans l’onglet Clients. Il apparaît aussitôt dans la liste déroulante.
Le modèle utilise RECHERCHEV pour rester compatible avec toutes les versions d’Excel. Si vous travaillez sous Microsoft 365 ou Excel 2021, RECHERCHEX fait le même travail avec une syntaxe plus souple ; notre comparatif RECHERCHEX ou RECHERCHEV montre comment passer de l’une à l’autre.
Calculer l’échéance et les pénalités de retard
Chaque client possède son propre délai de paiement dans l’onglet Clients (30, 45 ou 60 jours dans l’exemple). L’échéance s’ajoute donc à la date de facture :
=E4+RECHERCHEV(E5;Clients!$A$2:$F$200;6;FAUX)Pour la facture d’exemple du 2 novembre 2026, émise à un client à 45 jours, Excel affiche le 17 décembre 2026. Entre professionnels, le Code de commerce (article L441-10) fixe le délai par défaut à 30 jours et plafonne les délais convenus à 60 jours après la date d’émission ; vérifiez les règles propres à votre secteur, certains ayant des délais spécifiques.
Les pénalités de retard courent dès le lendemain de l’échéance, sans relance préalable. À défaut de taux prévu dans vos conditions générales, c’est le taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points qui s’applique, et le taux choisi ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Bpifrance Création publie chaque semestre les taux des pénalités de retard à jour. Le modèle contient 12,15 %, valeur du second semestre 2025 : mettez-la à jour dans l’onglet Paramètres.
Le calcul suit la formule montant TTC × taux × jours de retard / 365, à laquelle s’ajoute l’indemnité forfaitaire de 40 € par facture. Dans l’onglet de suivi :
=SI(H4>0;ARRONDI(D4*'Paramètres'!$B$11*H4/365;2)+'Paramètres'!$B$12;0)Exemple : une facture de 744 € TTC payée avec 23 jours de retard génère 5,70 € de pénalités, plus 40 € d’indemnité, soit 45,70 €. Le montant reste une estimation : c’est à vous de décider si vous le réclamez, au regard de la relation commerciale.
Suivre les paiements et savoir quelle relance envoyer
L’onglet Suivi des factures est un tableau Excel avec une ligne par facture. Vous ne saisissez que le numéro, la date, le client, le montant et, le jour venu, la date de paiement. La cellule B1 contient =AUJOURDHUI(), et quatre colonnes se calculent seules.
Statut : =SI(F4<>"";"Payée";SI($B$1>E4;"En retard";"À échoir"))
Jours de retard : =SI(G4="En retard";$B$1-E4;0)
Action : =SI(H4>30;"Mise en demeure";SI(H4>15;"Relance 2 (téléphone)";SI(H4>0;"Relance 1 (e-mail)";"")))La version du fichier ajoute un « Rappel courtois » cinq jours avant l’échéance, souvent suffisant pour éviter le retard. Adaptez les seuils de 15 et 30 jours à vos pratiques : une relance par e-mail, puis un appel, puis un courrier de mise en demeure est l’enchaînement le plus courant.
- Couleurs automatiques : deux règles de mise en forme conditionnelle colorent la ligne en rouge si le statut vaut « En retard » et en vert s’il vaut « Payée ». La méthode est détaillée dans notre guide de la mise en forme conditionnelle Excel.
- Synthèse de l’encours :
=SOMME.SI(G4:G11;"<>Payée";D4:D11)totalise ce qui reste à encaisser, et la même formule avec « En retard » isole les sommes en souffrance. - Tri et filtre : comme le suivi est un tableau, un clic sur la flèche de la colonne Statut affiche uniquement les factures en retard, prêtes à être relancées.
Ce suivi des factures et des relances est l’un des six cas pratiques métiers de la formation Excel CPF de CNFN, d’abord guidé puis chronométré, aux côtés du suivi des commandes ADV et du rapprochement bancaire. Les exercices sont corrigés en visioconférence par le formateur.
Numéroter et archiver vos factures sans erreur
Un modèle Excel a un point faible : rien n’empêche de modifier une facture déjà envoyée ou de réutiliser un numéro. Quelques règles simples compensent ce risque.
- Numérotez à partir du suivi : reprenez le dernier numéro de l’onglet Suivi des factures et ajoutez 1, avec un préfixe d’année (2026-0042). Une facture annulée ne se supprime pas : elle donne lieu à un avoir.
- Exportez en PDF avant l’envoi : Fichier › Exporter › Créer un document PDF/XPS, en limitant l’export à la feuille Facture. Le PDF fige le contenu ; c’est lui que vous envoyez et archivez.
- Protégez les formules : déverrouillez les cellules de saisie (Format de cellule › Protection), puis Révision › Protéger la feuille. Un clic malheureux ne pourra plus effacer un calcul.
- Conservez vos factures : le délai de conservation des pièces comptables est de dix ans selon le Code de commerce. Classez les PDF par année, avec le numéro dans le nom du fichier.
Anticiper la facturation électronique de 2026-2027
La généralisation de la facturation électronique modifie le rôle d’Excel pour les factures entre entreprises assujetties à la TVA en France. Le calendrier prévoit deux étapes, détaillées notamment dans ce calendrier de la facture électronique.
| Date | Obligation | Entreprises concernées |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Recevoir les factures au format électronique | Toutes les entreprises assujetties à la TVA |
| 1er septembre 2026 | Émettre des factures électroniques | Grandes entreprises et ETI (entreprises de taille intermédiaire) |
| 1er septembre 2027 | Émettre des factures électroniques | PME et micro-entreprises |
Une facture électronique n’est pas un simple PDF : elle doit transiter par une plateforme agréée, dans un format structuré. Une fois votre obligation d’émission en vigueur, le PDF issu d’Excel ne suffira donc plus pour vos clients professionnels français. Le modèle garde son utilité pour les ventes aux particuliers et à l’étranger, pour préparer vos devis et vos factures avant saisie dans la plateforme, et surtout pour le suivi des paiements et des relances, qui reste à votre charge quel que soit l’outil d’émission.
Construire ce type de classeur demande de maîtriser SI, RECHERCHEV, SOMME.SI, la validation des données et la protection des feuilles, toutes travaillées dans le niveau Avancé de la formation CNFN (chapitres 8 à 16). Pour savoir si vous pouvez commencer directement à ce niveau, remplissez le formulaire de vérification des prérequis Excel.
Questions fréquentes sur le modèle de facture Excel
Comment faire une facture sur Excel ?
Créez une feuille avec les coordonnées du vendeur et du client, un tableau de lignes (désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA) et une zone de totaux. La formule =B16*C16 calcule chaque ligne, SOMME donne le total HT et SOMME.SI la TVA par taux. Le plus simple reste de partir d’un modèle déjà construit et de le compléter avec vos informations.
Une facture faite sur Excel est-elle légale ?
Oui, tant qu’elle porte toutes les mentions obligatoires et un numéro unique en séquence chronologique. La réforme de la facturation électronique change toutefois la donne entre entreprises assujetties à la TVA : quand votre obligation d’émission s’applique (septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises), ces factures doivent passer par une plateforme agréée. Vérifiez votre situation avec votre expert-comptable.
Comment calculer automatiquement la TVA dans une facture Excel ?
Ajoutez une colonne Taux de TVA sur chaque ligne, puis calculez la TVA par taux avec SOMME.SI, par exemple =SOMME.SI(D16:D25;0,2;E16:E25)*0,2 pour le taux de 20 %. Additionnez ensuite le total HT et les montants de TVA pour obtenir le total TTC.
Comment suivre les factures impayées dans Excel ?
Tenez un tableau avec une ligne par facture : numéro, client, montant TTC, échéance et date de paiement. Une formule SI compare l’échéance à la date du jour (AUJOURDHUI) pour afficher « Payée », « À échoir » ou « En retard », et une mise en forme conditionnelle colore les retards en rouge.
Quelles pénalités de retard indiquer sur une facture ?
Entre professionnels, la facture doit indiquer le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. À défaut de taux prévu au contrat, le Code de commerce retient le taux de la BCE (Banque centrale européenne) majoré de 10 points, sans pouvoir descendre sous trois fois le taux d’intérêt légal. Ce taux évolue chaque semestre : vérifiez-le avant de mettre à jour votre modèle.
Retenez la méthode : vos informations saisies une seule fois dans Paramètres et Clients, des formules qui calculent la facture, et un suivi qui vous dit chaque matin quelle relance envoyer. Téléchargez le modèle, remplacez les données fictives par les vôtres, puis adaptez les seuils de relance à vos clients. Pour aller plus loin dans l’automatisation de vos fichiers de gestion, découvrez le programme de la formation Excel CPF.
